Als Heidi-Administrator haben Sie einen dedizierten Satz von Tools zum Onboarding, zur Verwaltung und Konfiguration von Heidi für alle in Ihrem Team. Dieses Video führt Sie durch alles, was Sie wissen müssen, um Ihr Team reibungslos am Laufen zu halten.
Rollen in Heidi
Es gibt drei Rollen in Heidi: Behandelnde, Assistent und Administrator. Nur Administratoren können auf Team-Einstellungen zugreifen und diese verwalten.
Zugriff auf Ihr Team-Portal
Navigieren Sie im linken Menü zu Benutzermenü > Team, um Ihr Team-Portal zu öffnen. Hier sehen Sie eine vollständige Liste aller Personen, die derzeit in Ihrem Team sind.
Hinzufügen eines Team-Mitglieds
Wählen Sie Team-Mitglied hinzufügen in der rechten oberen Ecke Ihres Team-Portals. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers ein, wählen Sie dessen Rolle (Assistent, Behandelnde oder Admin) aus und klicken Sie auf Einladung senden.
Der Benutzer erhält eine Einladung in seinen Posteingang. Er muss sie akzeptieren, um dem Team beizutreten.
Ein paar Dinge, die Sie über Einladungen wissen sollten:
Einladungen sind 30 Tage lang gültig
Sie können den Akzeptanzstatus im Team-Portal überprüfen — ausstehende Benutzer erscheinen grau dargestellt, mit den verbleibenden Tagen ihrer Einladung angezeigt
Wenn eine Einladung abgelaufen ist, können Sie sie direkt im Portal erneut senden
Wenn Sie ein Team-Mitglied nicht hinzufügen können, wenden Sie sich an Ihr Customer-Success-Team oder das Heidi-Support-Team um Hilfe.
Team-Einstellungen
Wählen Sie Team-Einstellungen in der rechten oberen Ecke Ihres Team-Portals, um auf Ihre globalen Team-Steuerelemente zuzugreifen.
Sitzungsanzeige
Wenn aktiviert, können ausgewählte Rollen die Sitzungen anderer Behandelnder anzeigen — nützlich für Assistenten oder Verwaltungspersonal, die bei der nachgelagerten Dokumentation helfen, oder für Audit- und Überprüfungszwecke.
Sie können steuern, welche Rollen Zugriff haben: Nur Administrator (Standard), Assistenten oder alle im Team. Wenn aktiviert, wird ein Ich-Symbol oben im Sitzungsbereich angezeigt — durch Klicken wird ein Dropdown mit allen Behandelnden angezeigt, wodurch Sie auswählen können, wessen Notizen Sie anzeigen möchten.
Beachten Sie, dass Sie die primäre Notiz oder das Transkript einer Behandelnden nicht bearbeiten können. Sie können nur bei der Generierung nachgelagerter Dokumentation oder beim Kopieren von Notizen in ein PVS/KIS helfen.
Datenverwaltung
Diese Einstellung steuert, wie häufig Daten in Ihrem gesamten Team gelöscht werden. Wenn aktiviert, können Sie einen Löschplan zwischen 1 - 90 Tagen festlegen. Wenn deaktiviert, werden Daten in Heidi auf unbestimmte Zeit gespeichert.
Wenn ein Team-Datenzeitplan festgelegt ist, werden die individuellen Dateneinstellungen der Behandelnden grau dargestellt und durch die Team-Richtlinie außer Kraft gesetzt.
Wichtig: Nachdem Daten gelöscht wurden, können sie nicht wiederhergestellt werden. Passen Sie diese Einstellung nur an, wenn Sie sich der Datenspeicherungsanforderungen Ihrer Organisation sicher sind.
Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA)
Wenn MFA für Ihr Team aktiviert ist, werden Behandelnde aufgefordert, beim Anmelden eine zusätzliche Authentifizierungsebene einzurichten — per E-Mail, Telefonnummer oder Authentifizierungs-App.
Pop-up zur Einwilligung des Patienten
Wenn aktiviert, sehen Behandelnde zu Beginn jeder Sitzung ein Pop-up mit Anleitung zum Beraten ihres Patienten über die Verwendung von KI. Sobald die Einwilligung erhalten wurde, schließen sie das Pop-up und fahren mit der Sitzung fort.
💡 Hinweis: Sie möchten möglicherweise zusätzliche Einwilligungsprozesse in Übereinstimmung mit der Richtlinie Ihrer Klinik implementieren — z. B. ein Registrierungsformular. Heidi erzwingt keine spezifischen Einwilligungsanforderungen; alle Prozesse sollten mit den Richtlinien Ihrer Organisation übereinstimmen.
Inhaltsfußzeile
Ermöglicht das automatische Anhängen einer wörtlichen Textzeile am Ende aller Notizen und Dokumente, die von Behandelnden in Ihrem Team generiert werden. Nützlich zum Hinzufügen von Standard-Haftungsausschlüssen oder Compliance-Erklärungen.
Team-Vorlagen
Als Admin können Sie Vorlagen in Ihrem gesamten Team teilen. Gehen Sie dazu zu Vorlagenbibliothek im linken Menü, öffnen Sie die Vorlage, die Sie teilen möchten, und ändern Sie ihre Sichtbarkeit auf Team. Dadurch wird die Vorlage sofort für alle in Ihrem Team verfügbar.