Patiënten in Heidi geeft u een blijvend record voor elke patiënt die u ziet: hun klinische aanvullende info, gekoppelde sessiegeschiedenis en geüploade documenten, allemaal op één plek.

Om uw patiëntenlijst te openen, selecteert u Patiënten in het navigatiemenu aan de linkerkant. Hier vindt u elke patiënt die u heeft aangemaakt of aan wie u een sessie heeft gekoppeld, in één doorzoekbare weergave.

Door een patiënt te selecteren opent u hun gegevens aan de rechterkant - dit omvat de volledige gekoppelde sessiegeschiedenis, opgeslagen gegevens en eventuele bestanden die u aan hen heeft gekoppeld.

Binnen een patiënt kunt u:

Elke patiënt kan de volgende velden opslaan:

Deze velden blijven behouden tussen sessies. Eenmaal opgeslagen, zijn ze beschikbaar als aanvullende info telkens wanneer u met die patiënt werkt. U hoeft ze niet opnieuw in te voeren.

U kunt documenten uploaden naar een patiënt, waardoor die documenten beschikbaar worden als aanvullende info voor elke toekomstige sessie met die patiënt.

Wanneer u een sessie opent die is gekoppeld aan een patiënt, verschijnt er een knop op het tabblad Aanvullende info van de sessie in de linkerbenedenhoek: Gebruik patiëntdocumenten als aanvullende info. Gebruik deze knop om te selecteren welke documenten op patiëntniveau u wilt opnemen als aanvullende info voor die sessie.

Dit staat los van het rechtstreeks uploaden van documenten in de sessie. Documenten op patiëntniveau blijven gekoppeld aan de patiënt en kunnen worden hergebruikt in meerdere sessies voor die patiënt.

Wanneer u zich in een sessie bevindt die is gekoppeld aan een patiënt, toont het hoveren over de naam van de gekoppelde patiënt een momentopname van hun gegevens zonder dat u de sessie verlaat.

De hoverweergave toont een deel van hun opgeslagen velden - genoeg om een naam, identificatienummer of een belangrijke klinische markering in één oogopslag te controleren. Voor de volledige details klikt u op de naam van de patiënt om de patiëntweergave te openen.

U kunt ook alle gekoppelde sessies voor de patiënt bekijken door op de datum direct onder de patiëntidentificatie te klikken.

Wanneer Heidi relevante klinische informatie detecteert in een sessietranscript, kan het deze extraheren en aanbieden om op te slaan bij de gekoppelde patiënt.

De door automatische extractie voorgestelde wijzigingen zijn optioneel om te accepteren - u kunt ze ook afwijzen of volledig negeren. Tenzij wijzigingen worden geaccepteerd, worden er geen updates aan de patiëntgegevens doorgevoerd.

Automatische extractie is standaard ingeschakeld. Als u er de voorkeur aan geeft om patiëntgegevens na elke sessie handmatig bij te werken, kunt u dit op elk gewenst moment uitschakelen.

Om auto-extractie uit te schakelen:

Eenmaal uitgeschakeld zal Heidi na sessies geen extractiesuggesties meer weergeven. Uw bestaande patiëntgegevens worden niet beïnvloed.

U kunt dit op elk moment opnieuw inschakelen via dezelfde instelling.

Een sessie koppelen aan een patiënt is de manier waarop Heidi een specifiek bezoek verbindt met de geschiedenis van een patiënt.

Wanneer een sessie is gekoppeld:

Bovendien kunnen de drie meest recente sessies van de patiënt automatisch worden opgenomen als aanvullende info als deze instelling is ingeschakeld - ga naar Gebruikersmenu > Instellingen > Gegevensbeheer en zet Eerdere sessies automatisch opnemen op aan.

Wanneer u een nieuwe sessie start, typt u een patiëntidentificator in het patiëntveld. Heidi zal:

U kunt ook een gekoppelde sessie rechtstreeks vanuit de Patiënt starten. De nieuwe sessie wordt automatisch gekoppeld aan die patiënt.

Wanneer u een gekoppelde sessie opent, kan Heidi drie recente sessies van die patiënt opnemen als aanvullende info. Dit betekent dat uw notities kunnen verwijzen naar wat er tijdens maximaal drie eerdere bezoeken is gebeurd, zonder handmatig te kopiëren en plakken tussen sessies.

De limiet van drie sessies staat vast. Als een patiënt meer dan drie eerdere sessies heeft, moet u de drie meest relevante selecteren.

Om deze sessies te koppelen:

Er zijn twee methoden om patiëntgegevens te verwijderen: automatisch en handmatig.

Heidi kan patiëntprofielen die gedurende een ingestelde periode inactief zijn geweest, automatisch verwijderen. Dit houdt uw patiëntenlijst overzichtelijk zonder handmatige inspanning.

Een patiënt wordt als actief beschouwd als hij is aangemaakt of een sessie aan hem is gekoppeld. Zodra een patiënt gedurende uw gekozen periode geen activiteit heeft gehad, verwijdert Heidi hun profiel.

Om automatisch verwijderen uit te schakelen, zet u de schakelaar uit.

Wanneer een patiëntprofiel automatisch wordt verwijderd:

Als een patiënt een nieuwe gekoppelde sessie ontvangt vóór de verwijderingsdatum, wordt de inactiviteitstimer gereset en wordt de patiënt niet verwijderd.

Voordat een patiënt wordt verwijderd, stuurt Heidi een waarschuwingsmelding: "[Aantal] patiënt(en) wordt binnenkort verwijderd."

Heidi controleert eenmaal per dag op inactieve patiënten. Waarschuwingen en verwijderingen vinden op afzonderlijke dagen plaats, zodat u altijd een melding ontvangt voordat een verwijdering plaatsvindt.

Bij de volgende dagelijkse controle worden patiënten die de inactiviteitsperiode al hebben overschreden, gewaarschuwd - niet verwijderd. Deze patiënten worden vervolgens verwijderd bij de controle van de volgende dag (ongeveer 24 uur later).

Elke dagelijkse controle waarschuwt patiënten die binnen de volgende 24 uur verwijderd worden, en verwijdert patiënten van wie de tijd al verstreken is. Bij normaal gebruik ontvangt een patiënt ongeveer één dag van tevoren een melding in de notificatiebel voordat deze wordt verwijderd.

Om een patiënt handmatig te verwijderen, opent u hun profiel en selecteert u Verwijderen. U krijgt twee opties:

De standaardoptie is om sessies te ontkoppelen en te bewaren.

Waarom zou ik mijn sessies aan een patiënt koppelen?

Een sessie koppelen aan een patiënt geeft Heidi meer aanvullende info om mee te werken, wat de kwaliteit van gegenereerde notities verbetert. Wanneer een sessie is gekoppeld, kan Heidi putten uit de opgeslagen klinische velden van de patiënt (medische geschiedenis, huidige medicatie en allergieën), tot drie recente eerdere sessies en eventuele documenten die naar hun dossier zijn geüpload.

Koppelen ondersteunt ook de voorbereiding van sessies. U kunt een patiënt openen via het tabblad Patiënten vóór een consult om hun geschiedenis en recente sessies te bekijken zonder eerst een sessie te hoeven starten.

Wat met mijn EPD (elektronisch patiëntendossier) – moet ik patiëntendossiers dupliceren?

Nee. Een Heidi-patiënt slaat aanvullende info op die nuttig is binnen Heidi-sessies. Je EPD (elektronisch patiëntendossier) blijft het registratiesysteem voor patiëntgegevens. Als je een sessie start vanuit een EPD-geïntegreerde agenda, blijft je bestaande workflow hetzelfde.

Kan ik mijn bestaande patiënten bulksgewijs importeren?

Niet in dit stadium. Patiënten worden aangemaakt wanneer u voor het eerst een sessie koppelt aan een patiënt, of wanneer Heidi er automatisch een aanmaakt bij het starten van een sessie.

Worden mijn sessies verwijderd wanneer een patiënt automatisch wordt verwijderd?
Nee. Alleen het patiëntprofiel wordt verwijderd. Sessies worden ontkoppeld van de patiënt en bewaard in uw sessiegeschiedenis. Ze volgen hun eigen afzonderlijke bewaarinstellingen.

Waar verschijnt de verwijderingswaarschuwing?
Alleen in de in-app notificatiebel. Er wordt geen e-mail of pushmelding verzonden.

Hoeveel van tevoren word ik gewaarschuwd voordat een patiënt wordt verwijderd?
Minimaal één dag. Heidi stuurt altijd een waarschuwingsmelding de dag vóór de verwijdering plaatsvindt.

Wat als een patiënt opnieuw actief wordt vóór de verwijderingsdatum?
Als een nieuwe sessie aan een patiënt wordt gekoppeld vóór hun verwijderingsdatum, wordt de inactiviteitstimer gereset en worden ze niet verwijderd in die cyclus.

Worden gekoppelde sessies van een patiënt verwijderd bij het handmatig verwijderen van het patiëntprofiel?

Als u een patiënt handmatig verwijdert, zal Heidi vragen of u alle gekoppelde sessies wilt verwijderen of wilt ontkoppelen en bewaren. De standaard is om de koppeling op te heffen en sessies te behouden.

Worden de documenten die ik naar een patiënt heb geüpload ook verwijderd als ik de patiënt verwijder?

Ja. Documenten die rechtstreeks naar een patiënt zijn geüpload, worden verwijderd wanneer de patiënt wordt verwijderd (trapsgewijze verwijdering). Documenten die zijn geüpload naar afzonderlijke sessies worden niet beïnvloed.

Wat is het verschil tussen documenten op patiëntniveau en sessie-aanvullende info?

Sessie-aanvullende info is per sessie: je uploadt een bestand in een specifieke sessie en het is alleen beschikbaar voor die sessie. Documenten op patiëntniveau zijn gekoppeld aan de patiënt en kunnen worden geselecteerd als aanvullende info voor elke toekomstige sessie met die patiënt.

Kan ik de automatische extractie van patiëntgegevens uitschakelen?

Ja. Automatische extractie is standaard ingeschakeld, maar u kunt dit op elk gewenst moment uitschakelen. Ga naar Gebruikersmenu > Instellingen > Gegevensbeheer en zet Patiëntgegevens automatisch extraheren uit. Eenmaal uitgeschakeld, zal Heidi na sessies geen patiëntupdates meer voorstellen. U kunt dit op elk gewenst moment opnieuw inschakelen via dezelfde plek.