Als Heidi-beheerder hebt u een speciale set tools tot uw beschikking om teamleden aan te nemen, te beheren en Heidi voor iedereen in uw team in te stellen. Deze video leidt u door alles wat u moet weten om uw team soepel te laten draaien.

Er zijn drie rollen in Heidi: Clinicus, Assistent, en Beheerder. Alleen beheerders kunnen teaminstellingen openen en beheren.

Navigeer naar het Gebruikersmenu > Team in het linkermenu om uw teamportal te openen. Hier ziet u een volledige lijst van iedereen die momenteel in uw team zit.

Selecteer Teamlid toevoegen in de rechterbovenhoek van uw teamportal. Voer het e-mailadres van de gebruiker in, selecteer hun rol (Assistent, Clinicus of Admin) en klik op Uitnodiging verzenden.

De gebruiker ontvangt een uitnodiging in zijn inbox. Ze moeten deze accepteren om lid te worden van het team.

Een paar dingen die u moet weten over uitnodigingen:

Als u geen teamlid kunt toevoegen, neem dan contact op met uw Customer Success team of het Heidi-ondersteuningsteam voor hulp.

Selecteer Teaminstellingen in de rechterbovenhoek van uw teamportal om uw globale teamcontroles te openen.

Indien ingeschakeld, kunnen geselecteerde rollen de sessies van andere clinici bekijken — handig voor assistenten of administratief personeel dat helpt met downstreamdocumentatie, of voor controle- en beoordelingsdoeleinden.

U kunt bepalen welke rollen deze toegang hebben: alleen Beheerder (standaard), Assistenten, of iedereen op het team. Wanneer dit is ingeschakeld, verschijnt een Ik-pictogram boven aan het sessiedeelvenster — door erop te klikken, ziet u een vervolgkeuzelijst met alle clinici, waardoor u kunt selecteren wiens notities u wilt bekijken.

Houd er rekening mee dat u de primaire notitieboek of transcript van een clinicus niet kunt bewerken. U kunt alleen helpen met het genereren van downstreamdocumentatie of het kopiëren van notities naar een EPD.

Deze instelling bepaalt hoe vaak gegevens in uw hele team worden verwijderd. Indien ingeschakeld, kunt u een verwijderingschema instellen tussen 1 - 90 dagen. Indien uitgeschakeld, worden gegevens voor onbepaalde tijd opgeslagen in Heidi.

Als er een gegevensschema op teamniveau is ingesteld, worden de afzonderlijke gegevensinstellingen van clinici grijs weergegeven en overschreven door het teambeleid.

Belangrijk: Verwijderde gegevens kunnen niet worden hersteld. Pas deze instelling alleen aan als u zeker bent van de vereisten voor gegevensbehoud van uw organisatie.

Wanneer MFA is ingeschakeld voor uw team, wordt clinici gevraagd om een extra beveiligingslaag in te stellen bij het aanmelden — via e-mail, telefoonnummer of een authenticator-app.

Indien ingeschakeld, zien clinici aan het begin van elke sessie een pop-up met begeleiding over hoe zij hun patiënt kunnen informeren over het gebruik van AI. Nadat toestemming is ontvangen, sluiten zij de pop-up en gaan verder met de sessie.

Hiermee kunt u een letterlijke tekstregel automatisch toevoegen aan het einde van alle notities en documenten die door clinici in uw team worden gegenereerd. Nuttig voor het toevoegen van standaarddisclaimer of nalevingsverklaringen.

Als beheerder kunt u sjablonen in uw hele team delen. Ga daarvoor naar Sjabloonbibliotheek in het linkermenu, open het sjabloon dat u wilt delen en wijzig de zichtbaarheid in Team. Dit maakt het sjabloon onmiddellijk beschikbaar voor iedereen in uw team.